Kunnanhallitus
Pöytäkirja 24.09.2024/Pykälä 155

§ 155 

Kunnanhallitus 24.09.2024 § 155                                                                    

581/07.00.00/2024      

Vuoden 2020 alussa voimaan tulleessa tiedonhallintalaissa (906/2019) on säädetty tiedonhallintayksikön velvollisuudeksi laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteuttamasta tiedonhallinnasta. Malli on kuvaus toimintaprosesseista, niissä käytettävistä tietojärjestelmistä keskinäisine yhteyksineen, sekä organisaation hallussa olevista tietoaineistoista.

Tiedonhallintamalli on laadittava ja ylläpidettävä palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi. Sen avulla toteutetaan tiedonsaantia koskevia oikeuksia ja rajoituksia, vähennetään moninkertaista tietojenkeruuta, toteutetaan tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuutta ja ylläpidetään tietoturvallisuutta. Tiedonhallintamallia voidaan hyödyntää muutostilanteissa arvioitaessa muutoksen taloudellisia ja toiminnallisia riskejä, muutosten ohjauksen tehokkuutta sekä toisaalta järjestelmien yhteentoimivuutta ja tietoturvallisuuden toteutumista sekä investointien kannattavuutta.

Tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti kunnan on ylläpidettävä myös kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Tämä kuvaus on julkaistu Pomarkun kunnan kotisivuilla. Tiedonhallintamalliin kiinteästi liittyvä tiedonohjaussuunnitelma on integroitu Pomarkussa käytössä olevaan asianhallintajärjestelmä Dynastyyn.

Pomarkun kunta on tiedonhallintalain tarkoittama tiedonhallintayksikkö. Pomarkun kunnan tiedonhallintamalli on suunniteltu ja laadittu tiedonhallintalautakunnan antaman suosituksen mukaisesti. Tiedonhallintamallin ja asiakirjajulkisuuskuvauksen laadinnat eivät ole kertaluontoisia tehtäviä, vaan niitä on päivitettävä jatkuvasti, erityisesti aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu sen sisältöön vaikuttavia muutoksia. Suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön vaikuttavia olennaisia hallinnollisia uudistuksia ja tietojärjestelmien käyttöönottoa tiedonhallintayksikössä on arvioitava näihin kohdistuvat muutokset ja niiden vaikutukset. Tiedonhallintamalli on luonteeltaan tiedonhallintayksikön oma sisäinen määräys siitä, miten tiedonhallinta ja tietojenkäsittely on toteutettava tiedonhallintamallin mukaisesti, kun käsitellään tietoaineistoja.

Pomarkun kunnan hallintosäännön 66a § mukaan kunnanhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2 §:n vastuut, käytännöt ja valvonta ovat määritelty kunnassa. Tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut ovat:

1. Vastuu tiedonhallintalain mukaisten kuvausten koostamisesta ja ylläpidosta (tiedonhallintamalli), muutosvaikutusten arviointi ja asiakirjajulkisuutta koskeva kuvaus,

2. Vastuu 19 §:ssä säädetystä tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja saatavuudesta,

3. Vastuu tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietojärjestelmien toiminnasta ja yhteentoimivuudesta sekä tietovarantojen yhteentoimivuudesta ja

4. Vastuu asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämisestä sekä 5 tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä

Valmistelija  Heidi Särkipaju

Esittelijä  kunnanjohtaja Mikko Airaksinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy liitteenä olevan tiedonhallintamallin sekä tiedonhallinnan ja arkistotoimen toimintaohjeen.

Päätös Ehtous hyväksyttiin yksimielisesti.

Lisätietoja 

Täytäntöönpano